FAQ: Approvazione file

Il sistema di approvazione file introduce un livello amministrativo in più nella gestione dei file. Permette infatti di chiedere a uno o più membri del progetto corrente di dare la propria approvazione su un determinato file.

Ad esempio, potresti decidere di chiedere l’approvazione della bozza di un contratto ad un manager della tua azienda, o chiedere a un cliente di approvare l’impaginazione di un documento, e così via.

All’interno di Apollo puoi chiedere l’approvazione di un nuovo file o di un file esistente, controllare il suo stato di approvazione ed anche filtrare la lista dei file per escludere quelli non approvati.

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Puoi richiedere l’approvazione sia quando stai per caricare un file, sia dopo averlo caricato.

Per richiedere l’approvazione di uno o più nuovi file in un progetto:

1. Fai click su Carica file in alto a destra nella sezione “File” del progetto, quindi scegli i file da caricare.
2. Attiva la casella Questi file devono essere approvati. Se necessario, imposta le opzioni aggiuntive che vengono visualizzate a schermo.
3. Fai click su Carica.

Per richiedere l’approvazione di un file dopo averlo caricato, invece:

1. Fai click sul nome di un file per aprirlo nella visualizzazione in dettaglio.
2. Individua e fai click sul pulsante Modifica nella parte alta della schermata.
3. Attiva la casella Questo file deve essere approvato. Se necessario, imposta le opzioni aggiuntive che vengono visualizzate a schermo.
4. Fai click su Salva le modifiche.

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La politica di approvazione file definisce le regole per cui un file può considerarsi approvato o meno, nel caso gli approvatori designati siano più di uno. Le opzioni disponibili sono due:

1. Basta una sola approvazione: il file viene approvato quando uno degli approvatori designati dà la sua approvazione.
2. Serve l'approvazione di tutti: il file viene approvato solo quando tutti gli approvatori designati danno la loro approvazione; fino ad allora, anche se ha ricevuto una parziale approvazione, viene mostrato come “non approvato”.

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Apollo indica lo stato di approvazione con un segno di spunta come questi:

• Il file è in attesa di approvazione
• Il file è stato approvato

Puoi vedere queste indicazioni nella lista dei file – sia in visualizzazione lista che in visualizzazione a tessere – e nella pagina di dettaglio del file.

Inoltre, nella sezione principale Panoramica, facendo click su Attività sui progetti, potrai vedere se i file hanno ricevuto l’approvazione delle persone designate. La stessa cosa è visibile nella sezione Attività di ogni progetto.

In ogni caso, Apollo notifica agli utenti l’approvazione di un file anche tramite e-mail.

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Nel caso in cui tu abbia richiesto l’approvazione a più persone e selezionato l’opzione Serve l'approvazione di tutti, puoi vedere le approvazioni ricevuti nella pagina di dettaglio del file (fai click sul titolo di un file per visualizzarla). In questa schermata, sulla parte destra, troverai una piccola zona che mostra lo stato di approvazione e la lista degli utenti che hanno dato la loro approvazione, e quando l’hanno fatto.

La data più recente è quella in cui il file è passato da “non approvato” a “approvato”.

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