Progetti

Gestire un progetto non è solo questione di parole; spesso è necessario scambiare documenti, foto, esempi grafici e quant’altro con gli altri membri del progetto, ed eventualmente richiedere l’approvazione di un supervisore o dal cliente. La gestione dei file di Apollo permette tutto ciò.

Proviamo a caricare qualcosa!

Istruzioni

Caricare uno o più file

  1. Nel progetto corrente, fai click su File nella barra in alto con le sezioni del progetto.
  2. Fai click su Carica file nella parte in alto a destra della schermata.
  3. Trascina i file da caricare nella finestra, oppure fai click su Sfoglia per sceglierli dal tuo computer.
  4. Fai click su Carica.

A caricamento completato vedrai i tuoi file a schermo, comprensivi di miniatura (solo formati grafici e PDF, anche multipagina), che se cliccata mostrerà un’anteprima ottimizzata. Per vedere i dettagli, fai click sul suo nome del file.

Usare il sistema di approvazione file

Caricare un file per mostrarlo ai propri collaboratori è il primo passo, ma potremmo ancora aver bisogno di sapere se tale file è adatto alle esigenze del progetto. Potremmo pensare di farci bastare l’utilizzo dei commenti, ma Apollo ha un altro asso nella manica: un sistema di approvazione.

Sia al momento del caricamento infatti, sia successivamente, è possibile richiedere che un file venga approvato e ricevere una notifica quando l’approvazione è completa.

Quando il sistema di approvazione è attivo, dobbiamo specificare due cose:

  1. Chi può o deve approvare il file: un membro qualsiasi del progetto, una persona o un gruppo di persone specifico.
  2. La politica di approvazione (nel caso le persone designate siano più di una), ovvero se è richiesta l’approvazione da tutte loro oppure una sola approvazione è abbastanza.
Istruzioni

Richiedere l'approvazione di un file esistente

  1. Fare click sul pulsante Altre azioni di un file (indicato con un ingranaggio) nella lista file, quindi su Modifica, oppure sul pulsante Modifica nella schermata di dettaglio di un file.
  2. Attivare il segno di spunta per Questo file deve essere approvato.
  3. Scegliere i membri a cui richiedere l’approvazione dal menu a comparsa Chi può dare l'approvazione?.
  4. Scegliere la politica di approvazione nel campo Politica di approvazione.
  5. Fare click su Salva le modifiche.

Le persone designate per l’approvazione verranno notificate della richiesta. Quando il file sarà approvato (in base alla politica di approvazione scelta), gli utenti riceveranno a loro volta una notifica con la conferma che il file è stato approvato.

Approfondisci: Domande frequenti: Approvazione file

Ricerca, filtri e opzioni di visualizzazione

La lista dei file funge da grande raccolta per il progetto, quindi mostra sia i file caricati direttamente sia quelli allegati agli elementi del progetto, quindi non è difficile ritrovarsi con una schermata piena di dati. Ma non mancano un certo numero di opzioni per districarsi tra tanti file.

Tramite il menu a comparsa sul titolo della pagina sono disponibili filtri sullo stato di approvazione, sulla categoria, la scelta dell’ordinamento e la possibilità di vedere solo gli allegati agli elementi del progetto

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